Sistema contable y software contable: ¿cuáles son las diferencias?

Antes que nada, es necesario detenernos en qué diferencia a los sistemas y softwares contables entre sí.

Esta es una duda muy común, sobre todo tomando en cuenta que, dentro del mundo administrativo, encontramos una amplia variedad de programas de control. Y es que las confusiones vienen a raíz de que, hoy en día, hay gran variedad de términos en torno a los programas de contabilidad y otros diseñados para la administración empresarial, por ejemplo, los software Call Center (CA), Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) , Business Intelligence (BI), entre otros tipos de software administrativo, de los cuales te hablamos aquí.

Características de un sistema contable

Ya hemos dicho que existen diversos medios que ayudan a las compañías con la gestión de procesos administrativos, y, gracias al avance en las tecnologías de la información, algunos de los programas de contabilidad se han adaptado a estas necesidades al haber integrado de forma paulatina nuevas herramientas para tareas cada vez más específicas, incluyendo la automatización de procesos.

Desde el surgimiento de los primeros softwares contables, algunos de estos han requerido de la instalación del programa en un equipo de cómputo, no obstante, con el paso del tiempo, otros tantos aplicativos se han desarrollado para ser operados en más dispositivos, como escáneres o tabletas electrónicas.

Software multitasking

Uno de los puntos más fuertes de los softwares contables y que suele ser el principal atractivo para las empresas, es que muchos de los sistemas contables no solo incluyen herramientas y procesos de información referentes al cálculo de las finanzas de una compañía; también pueden ayudar con la organización de inventarios, a la administración de la nómina de personal, a la conciliación de cuentas con instituciones bancarias, así como a la creación de reportes financieros, entre variadas funciones administrativas.

Software automatizado

A diferencia de los programas que requieren instalación, algunos sistemas contables engloban características que permiten ser configuradas para su automatización. En otras palabras, estas soluciones integrales pueden generar la factura digital por la compra de materiales, los cuales son almacenados y gestionados en un inventario; al mismo tiempo, la compañía está sujeta al pago de impuestos por la adquisición de dicha mercancía y ese desembolso de dinero se registra en transferencias bancarias, dinero que puede salir de las mismas cuentas para el pago de la nómina. Este es tan solo un ejemplo de la interoperabilidad en un negocio.

Todos estos procesos pueden ser gestionados, administrados y supervisados, de manera remota, por medio de sistemas contables como QuickBooks , los cuales brindan herramientas para resumir estas operaciones en reportes detallados, sin necesidad de instalaciones ni equipos de cómputo.

Que es Quickbooks Online?

QuickBooks es un software de contabilidad reconocido a nivel mundial, y utilizado actualmente por 7 millones de pequeñas y medianas empresas. QuickBooks ayuda a que las PyMEs simplifiquen sus procesos contables y administrativos, mediante funciones automatizadas y herramientas que van, desde la emisión de facturas electrónicas, hasta la creación de reportes simples y complejos, la conciliación bancaria, el control de inventarios y mucho más.

Con QuickBooks Online, además de contar con automatización y almacenamiento en la nube, la información y datos de tu empresa quedan respaldados de manera segura en el sistema. Esto no siempre sucede con los programas instalados en una PC, que corre el riesgo de descomponerse o de perder la información del disco duro; en un caso como ese, los datos serían irrecuperables, y ese riesgo obliga a los usuarios a realizar múltiples copias de seguridad.

También puedes modificar tu información en tiempo real y al instante, sin necesidad de utilizar programas de hojas de cálculo como Excel, Numbers o cualquier otro utilizado tradicionalmente para la contabilidad. Cabe resaltar que con un sistema contable como el nuestro sólo debes ocuparte de que la información se mantenga sincronizada y actualizada: ¡olvídate de la pérdida de información o datos desfasados!

Si ya usas o estás por utilizar QuickBooks, y te preocupa que tu información sea vulnerada por encontrarse en la nube, puedes estar tranquilo, pues este sistema sigue protocolos de alta seguridad para garantizar el resguardo total de tus datos. Toda la información que ingreses dentro, permanece encriptada para que solo tú y las personas autorizadas ingresen digitando su cuenta y contraseña. 

Descubre todas las instrucciones sobre cómo usar el sistema contable de QuickBooks para tener mejor control de las finanzas de tu negocio.

Cuanto cuesta Quickbooks Online?

Ahora que conoces de qué se trata un software de contabilidad como QuickBooks, procedamos a ver cuáles son sus planes y sus respectivos costos.

Planes básicos

Estos planes son los ideales para quienes recién empiezan y no tienen una estructura de costos compleja. Por ejemplo, QuickBooks cuenta con un plan sencillo para dar los primeros pasos en el mundo de los negocios, con una inversión mensual de $18 dolares por mes.

Algunas de las funcionalidades que ofrece son la generación de facturas de manera ilimitada, el registro de los ingresos y egresos, la realización de conciliaciones bancarias. Además, de toda esta información disponible se pueden obtener reportes. Este plan, llamado Simple Start, incluye el acceso al contador y a un usuario más, que puede ser el dueño de la empresa, o bien, otra persona designada a las funciones administrativas.

El precio de este plan es muy accesible y, de hecho, se encuentra en promoción por los últimos días para mantener el valor antes dicho, durante los tres primeros meses.

Y, en caso de que te preguntes si requieres de un equipo de cómputo muy sofisticado para el uso de este software de contabilidad, en absoluto: incluso puedes acceder a él desde dispositivos móviles, como smartphones o tablets, siempre y cuando pertenezcan a los sistemas operativos de Android e iOS.

Planes avanzados

Un segundo “nivel” de plan, que incorpora más funciones es el Essentials, en el caso de QuickBooks. Este plan incorpora a las funciones anteriores la posibilidad de gestionar ventas e impuestos, el monitoreo de facturas por pagar para tener claro de qué dinero debemos disponer; también incluye el manejo de divisas internacionales. Este tipo de plan facilita el acceso a 3 usuarios, además del contador. Este plan tiene un precio de $27 dolares mensuales y también se encuentra en promoción por algunos días más.

Y un tercer nivel dentro de este software contable es el plan Plus. Este es ideal para las empresas que ya cuentan con una estructura mayor, ya que no solo incluye funcionalidades más complejas, también incorpora 25 accesos, aparte del contador. Además de las funciones del plan Essentials, permite el control del inventario y un monitoreo de la rentabilidad.

2 ventajas claves de este plan es que permite elaborar reportes personalizados, en función de las variables o datos que necesites, y también brinda asistencia durante la configuración. El valor de este plan, que está en una increíble oferta, es de $38 dolares por mes. ¡Un precio excelente, pues posee muchas más herramientas para facilitar el trabajo!

Seguridad y permisos

Los softwares contables, como QuickBooks, ofrecen una gran ventaja: se manejan con permisos, de modo que no todos los usuarios tienen acceso a los mismos módulos, sino que se puede restringir la información que ven unos y otros. Esto es muy útil, ya que quizás cierta información es confidencial o no es necesario que la maneje un empleado junior.

Por otro lado, no requiere de la instalación de ningún software adicional, sino que se puede acceder desde cualquier navegador, siempre y cuando tengamos internet. Sin duda, esto resulta muy útil, ya que se puede trabajar desde cualquier computadora. Por ejemplo, durante el período de cuarentena, quienes usaban QuickBooks, pudieron seguir trabajando desde su casa y accediendo a la información, sin necesidad de volver a la oficina. Y, por supuesto, cuenta con toda la ciberseguridad que tu negocio se merece.

Limitantes de algunos programas de contabilidad

Si tuviéramos que destacar algunas de las posibles desventajas de los softwares contables es que, en muchas ocasiones, se comercializan con licencias, las cuales limitan la instalación en múltiples dispositivos y operan, por lo tanto, en un número reducido de equipos de cómputo (cinco dispositivos, por lo general). Además, no siempre son compatibles con todos los sistemas operativos como mac OS o Linux , sino que requieren de ordenadores integrados con Windows.

Otra desventaja es que, al tener un uso limitado de computadoras con estos programas instalados, la información contable más reciente no se puede compartir de forma simultánea, o en tiempo real, con otras personas del mismo equipo de trabajo. Incluso hay algunos sistemas solo operan de manera offline, es decir, sin una red que permita disponer de los mismos datos en distintos dispositivos, por lo que el tiempo es un factor que se ve afectado al momento de trabajar en estas tareas.

La buena noticia es que con un sistema de contabilidad como QuickBooks Online quedas exento de estas limitantes, pues te proporciona la posibilidad de acceder y administrar tu cuenta simultáneamente y desde los usuarios que tú elijas, según los permisos que des a cada uno. Además, con QuickBooks tienes el control de tu negocio a un solo clic, pues su tecnología opera desde la nube.

Sistemas contables en línea y sin instalaciones

Si ya te has decidido por adquirir una de estas soluciones para tu negocio, antes que nada es importante que verifiques que el sistema contable que vas a utilizar opere en línea, esto significa que no requerirán instalar nada, ya que te permite el acceso a la plataforma por medio de cualquier navegador de internet, sin importar el sistema operativo, o si usas un teléfono inteligente o tableta, por ejemplo.

Este acceso se hace mediante tu usuario y contraseña, tan fácil y confiable como cuando ingresas a tus perfiles de redes sociales o a tu cuenta de correo electrónico.

Administra tu negocio desde la nube

Como ya mencionamos, antes los softwares contables eran los más populares y utilizados por pequeñas y medianas empresas, sin embargo, esto ha ido cambiado en los últimos años con el desarrollo tecnológico.

Algunos programas presentan herramientas mucho más avanzadas, que incluyen mejores características de las que ofrecían los programas tradicionales y, por lo tanto, optimizan tiempo y esfuerzo gracias a su alojamiento online.

Aunque en algunas compañías persiste la preferencia por los softwares instalables, los sistemas contables en la nube suelen ser más cómodos; mientras que los primeros requieren forzosamente estar instalados en computadoras, los sistemas en línea no están almacenados en un espacio físico sino en la nube, lo que brinda gran ventaja para gestionar, operar o consultar información desde cualquier dispositivo, sin tener que estar atado o dependiente de la máquina donde se ha instalado el programa. Esto tiene un gran beneficio para realizar gestiones desde cualquier sitio, pues solo se necesita una conexión a internet.

En pocas palabras, gracias al almacenamiento en la nube tus datos estarán siempre resguardados, y podrás modificarla en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto nos lleva al siguiente punto.

Olvídate de los problemas de seguridad

Adicional a esto, algunos sistemas contables permiten contratar un plan de pagos escalable, ya sean de manera mensual o anual. En el segundo caso, un beneficio muy usual es que, al pagar por adelantado, obtienes descuentos en la membresía, que, a veces, te incluye más de un usuario por cuenta para que tanto tu especialista en contaduría pueda llevar el control de tu información.

Tener más de un usuario por cuenta en un sistema de contabilidad también puede servir para que tus asesores financieros o socios puedan acceder a la misma información, como lo son los reportes de balance de la empresa, por ejemplo. Esta es una gran ventaja al momento de tomar decisiones importantes, basadas en información de alta fidelidad.

Disfruta de distintas opciones de pago

Como ya hemos indicado, los programas de contabilidad suelen cobrar una licencia, la cual podría ser muy cara para su uso y que está limitada a un número específico de dispositivos, incluso existen otros programas que cobran cada vez que se tiene que realizar una actualización.

Con un sistema contable en línea como QuickBooks Online no es necesario pagar por actualizar a la última versión, ya que cualquier mejora en la interfaz aparecerá automáticamente en tu cuenta cuando esté disponible. Esta ventaja te permite ahorrar tiempo al no tener que descargar un programa y utilizar espacio de almacenamiento en tus dispositivos.

Súmate a QuickBooks, una inversión segura

Como pudiste ver a lo largo de este recorrido, los sistemas contables en línea se están adaptando más rápido al contexto tecnológico en el que vivimos, ya que muchas personas ahora trabajan desde su teléfono inteligente y de manera remota desde distintos lugares, no necesariamente en una oficina.

Sabemos que, al principio, tantos términos similares pueden parecer abrumadores cuando se trata de informarte acerca de los sistemas o softwares diseñados para la contabilidad empresarial, pero solo es cuestión de que te familiarices con sus características y funciones, en especial si estás a punto de contratar uno.

Por eso, para invertir de forma segura, es necesario constatar cuál es la mejor opción para tu negocio, en relación a su costo y a su beneficio. Y, en este sentido, sin duda podemos decir y afirmar que el sistema contable de QuickBooks, gracias a su innovación y fácil adaptación, llegó para quedarse.